Introduction
Feuilles de temps
Description succincte d'abonnement Professionnel
L'abonnement Professionnel est la version plus complète du service Timesheet Validation orientée sociétés de conseil. Comme la version Personnelle, elle permet toujours de valider les feuilles de temps, mais il est également possible de créer et valider des contrats, créer des factures à partir de feuilles de temps, gérer la liste des entreprises clients et assigner des responsables clients par entreprise.
Comment déroule l'activité avec l'abonnement Professionnel ?
Après inscription vous devez configurer votre organization. La configuration d'organisation commence par définition de quelque valeurs par défaut, comme la devise et la TVA, la liste d'entreprises clients homologuées et assignation de gestionnaires pour chaque entreprise.
Les gestionnaires peuvent créer des contrats avec des entreprises assignées et valider avec eux les types et les tarifs de prestations. Une fois validé par client, les tarifs de forfaits ne peuvent plus changer. Le contrat contient également la liste des utilisateurs et leurs rôles dans le contrat.
Les utilisateurs avec le rôle Prestataire ou Consultant peuvent ajouter des feuilles de temps au contrat. Le processus est similaire à celui de mode Personnel, mais contient des variations importantes.
D'abord, seuls les utilisateurs spécifiés dans le contrat comme Chefs de projets peuvent être indiqués comme validateurs de feuille de temps. Et, à l'ajout d'unité de travail le consultant doit indiquer un forfait validé du contrat.
Après que la feuille de temps est validée elle peut être transformée en facture par un utilisateur avec un rôle Prestataire. La facture peut contenir des lignes à partir de feuille de temps ou ajoutées manuellement. La version PDF de la facture aura une indication pour chaque ligne pour distinguer facilement des lignes validees des lignes ajoutées manuellement.
Quelle différence par rapport à l'abonnement Personnel ?
Les feuilles de temps créées dans cette version sont obligatoirement liées au contrat client et seulement les utilisateurs ayant le rôle Consultant ou Prestataire dans le contrat peuvent créer une feuille de temps. La notification est envoyée au chef de projet indiqué dans de contrat.
Il n'est pas possible d'utiliser une addresse e-mail personnalisée pour la validation.
Lors de création de feuille de temps le consultant devra choisir le contrat pour sa nouvelle feuille de temps. Si le consultant n'est défini que dans un seul contrat, ce contrat sera utilisé automatiquement lors de création.
Lors de remplissage de feuille de temps le Consultant doit régulièrement indiquer le forfait de contrat pour chaque unité de travail saisi. Ces forfaits sont convenus avec le client lors de validation du contrat. Consultants ne peuvent voir que le libellé du forfait et son type, mais pas le tarif associé.
Pourquoi je ne vois pas le bouton Ajouter une feuille de temps ?
Une des différences principales d'abonnement Professionnel est que les feuilles de temps sont liées aux contrats (cf. Différences ci-dessus).
Seuls les utilisateurs possédant des rôles Prestataire ou Consultant dans un contrat existant peuvent ajouter de nouvelles feuilles de temps. Le bouton Ajouter une feuille de temps n'est affiché que pour des utilisateurs qui ont cette permission.
Pour que le bouton réapparaisse, le gestionnaire d'un contrat devra donner à l'utilisateur un rôle Consultant dans ce contrat.
Autre possibilité serait pour un utilisateur de se connecter en mode Personnel et de créer une feuille de temps hors contrat.