Introduction
Inscription
Feuilles de temps
Description succincte d'abonnement Personnel
L'abonnement Personnel au service Timesheet Validation permet la saisie et l'approbation de feuilles de temps en ligne. Après inscription l'utilisateur peut créer ses feuilles de temps, remplir les données par jour et envoyer une demande d'approbation à l'adresse e-mail de son chef de projet.
Le message de notification contient le lien vers la page de feuille de temps remplie. Il est possible de laisser un commentaire, afficher l'historique de modification et, finalement, approuver la feuille de temps.
Une fois le chef de projet approuve la feuille de temps, celle-ci devient verrouillée et ne sera plus modifiable.
Dois-je m'inscrire pour utiliser le service ?
Pour créer votre première feuille de temps, vous devez posséder d'un compte utilisateur. Il est gratuit. Pour créer le compte, utilisez le menu Inscription en haut de page.
En revanche, pour approuver les feuilles de temps, il n'est pas nécessaire d'avoir un compte, l'approbateur arrive sur la page en cliquant sur le lien dans l'e-mail de notification.
Comment je m'inscris ?
Sur la page d'inscription, saisissez votre nom, l'adresse e-mail (qui vous servira comme identifiant) et le mot de passe. Vous allez recevoir l'e-mail de confirmation à l'adresse indiquée et vous allez cliquer sur le lien dans le message pour activer votre compte.
Comment puis-je créer une feuille de temps ?
Sélectionnez Tableau de bord dans le menu principal, puis cliquez sur la zone des feuilles de temps. Sur cette page, vous trouverez le bouton Ajouter une feuille de temps qui ouvre le formulaire de saisie.
Le formulaire vous permet d'indiquer l'e-mail du chef de projet (l'adresse utilisée pour la précédente feuille de temps est proposée par défaut) et les dates de début / fin de la période. Les dates par défaut vous permettent de créer la feuille de temps d'une durée de 1 mois, collée à votre dernière feuille de temps. Vous pouvez modifier ces dates à votre convenance.
Comment remplir une feuille de temps ?
Après avoir créé une nouvelle feuille de temps, vous y serez redirigés automatiquement. Le calendrier vide est
affiché et vous pourrez saisir les jours travaillés pendant la période de la feuille de temps. Pour saisir les données,
cliquez sur une date. Une fenêtre d'ajout d'unité de travail apparaît et vous pouvez y préciser le temps travaillé.
Saisissez1 pour indiquer une journée complète. Vous pouvez soit utiliser les mesures proposées, telles
que½, soit saisir un coefficient différent, par exemple 1,5. Après enregistrement, l'unité
de travail sera affichée sur le calendrier.
Pour remplir tous les jours ouvrés de la feuille de temps, vous pouvez utiliser le bouton Remplissage automatique. Sur le formulaire qui apparaît, sélectionnez le nombre d'unités que vous souhaitez utiliser pour le remplissage. Les nouvelles unités apparaîtront dans les jours ouvrés vides.
Pour modifier ou supprimer l'unité de travail, cliquez sur l'unité en question, puis sur le lien avec la description du forfait. La fenêtre de modification vous permettra de modifier l'unité de travail ou de la supprimer.
Comment demander l'approbation de ma feuille de temps ?
Quand votre feuille de temps est prête, cliquez sur le bouton Demander l'approbation. Un message de confirmation sera affiché et vous pourrez envoyer la notification au chef de projet.
Comment le chef de projet du client approuve ma feuille de temps ?
Le chef de projet reçoit la notification par e-mail avec l'invitation de consulter et d'approuver votre feuille de temps. Cet e-mail comporte le lien qui mène sur la page avec les détails de la feuille de temps. Le bouton Approuver la feuille de temps permet d'enregistrer l'approbation et de verrouiller la feuille de temps, après quoi elle ne sera plus modifiable.
Comment corriger une feuille de temps approuvée ?
Après l'approbation par le chef de projet la feuille de temps est verrouillée et n'est plus modifiable. Or, dans certains cas, il peut être nécessaire de corriger la feuille de temps déjà approuvée. Il est possible de débloquer la feuille de temps verrouillée en cliquant sur le bouton Déverrouiller la feuille de temps. Dans ce cas, après la confirmation, l'e-mail de notification sera envoyé à l'approbateur afin de le mettre au courant du déblocage de cette dernière.